Sota-ajan muistot osaksi historiaa – Digitointipäivä Mikkelissä 24.9.

Eurooppalainen Community as Opportunity (CO:OP) -projekti järjestää Digitointipäivän Mikkelissä kauppakeskus Stellassa lauantaina 24.9. klo 11-15.

Tutustu Digitointipäivän ohjelmaan ja tule mukaan!

CO:OP -projekti toteutetaan yhteistyössä Kansallisarkiston ja Sotahistoria – menneisyys innovaatioympäristönä -hankkeen kanssa. Mukana ovat myös Mikkeli-Seura, Mikkelin kaupungin museot, Mikkelin ammattikorkeakoulu ja Mikkelin maakunta-arkisto.

Yksityishenkilöillä on hallussaan merkittävää historiallista aineistoa sota-ajalta. Digitointiin osallistumalla annat oman arvokkaan panoksesi sekä Mikkelin seudun paikallishistorian että laajemmin eurooppalaisen kulttuuriperinnön taltiointiin ja tunnetuksi tekemiseen. Digitointitapahtuma vauhdittaa myös Mikkeliin suunnitteilla olevan Sotahistoriakeskuksen aineistonkeruuta.

Aineistot skannataan ja tallennetaan paikan päällä yhdessä asiantuntijoiden kanssa Stellaan tuoduilla digitointiasemilla. Jo valmiiksi digitoidut aineistot voit tuoda mukanasi esimerkiksi muistitikulla.

Digitoidut aineistot tallennetaan Topoteekki-alustalle. Yleisö voi tutustua aineistoihin Topoteekin kautta.

Digitointipäivän asiantuntijat myös opastavat sopivan aineistolisenssin valinnassa. Voit joko pidättää kaikki oikeudet aineistoon, jolloin yleisöllä on vain katseluoikeus, tai antaa aineistolle Creative Commons -lisenssin. Alkuperäiset aineistot jäävät luonnollisesti sinulle.

Lisätietoa CO:OPista hankkeen sivuilla ja Arkistolaitoksen sivuilla.

Myös tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalia on mukana digitointipäivässä. Lämpimästi tervetuloa!

Arkistoalan ongelmia ja ratkaisuja DLM-Forumissa

Lähes 70 eurooppalaista arkistoalan ammattilaista kokoontui kaksi kertaa vuodessa järjestettävään kaksipäiväiseen DLM-Forumiin Haagiin 8.-9.6.2016. Tapahtumapaikkana oli Hollannin Kansallisarkisto, Nationaal Archief, erinomaisten kulkuyhteyksien varrella Haagin keskusaseman vieressä.

Haag NA

Nationaal Archief, Haag. Kuva: Miia Kosonen

Hollannin Kansallisarkiston johtaja Marens Engelhard muistutti, että arkistoalan ammattikunnan tulee muuttua ihmisten odotusten ja käyttäytymisen mukana. Informaatio on demokratian valuuttaa (Thomas Jefferson) – sen hallinnasta on vain tullut aiempaa monimutkaisempaa. Ehkäpä yksi ratkaisu olisikin luopua informaation lähes pakonomaisesta hallinnasta pelkän hallinnan vuoksi, ja tunnistaa sen sijaan ne tilanteet ja tarpeet, joissa tiedonhallinta on ehdottoman välttämätöntä? Mutta siviilirohkeutta se vaatii, ja usein jopa säädösten tulkinnan venyttämistä.

Kiinnostavaa uutta tietoa toi tullessaan Open Preservation Foundationin Joachim Jung. OPF on kansainvälinen ja voittoa tuottamaton organisaatio, jolla on 3 työntekijää ja 23 jäsentä. Kumppanuus säätiön kanssa tarjoaa tuotekehitysprojekteille open source –pohjaisen digitaalisen säilytysratkaisun, jolla estetään tietojen katoaminen projektin jälkeen. Jungin esityksen otsikko olikin kuvaavasti 404 – not found. Tuttua, eikö!

Koko DLM-Forumin käytännönläheisin esitys kuultiin tutkimuskeskus Digitalialta, jossa lyhyen yleisesittelyn jälkeen TKI-asiantuntija Anssi Jääskeläinen käänsi osallistujien huomion sähköpostien arkistoinnin problematiikkaan erityisesti tavallisen kansalaisen näkökulmasta. Arkistolaitoksilla on eri maissa suosituksia säilytettäviksi sähköpostiformaateiksi, joihin liittyvät OAIS-mallin mukaiset SIP-, AIP- ja DIP-paketit. Tavallinen kadunkulkija ei välitä standardien mukaisista säilytyspaketeista, vaan häntä kiinnostaa sähköpostiensa helppo luettavuus ja siirrettävyys eri laitteiden ja käyttöjärjestelmien välillä. Esityksessä nähtiinkin lähes toimintavalmis ratkaisu, jolla noin 10 000 sähköpostia sisältävä 1 Gt:n kokoinen Outlookin .pst tiedosto saadaan nopeasti muutettua PDF/A-2b tiedostoiksi säilyttäen alkuperäisten sähköpostien olemuksen ja metatiedot.

Puheenvuoro herätti runsaasti keskustelua ja myönteisiä kommentteja: esimerkiksi meteorologisen instituutin edustaja Susana Rodriguez totesi kyseessä olleen “vihdoinkin käytännöllinen ratkaisu todelliseen ongelmaan.” Käsitteellisiä pähkäilyjä jokainen voi harrastaa tahollaan vaikka mökkilaiturin nokassa, joka onkin niille hedelmällinen ympäristö, mutta erilaisissa seminaareissa tulee kunnioittaa osallistujien aikaa ja vaivannäköä tarjoamalla heille jotain kättä pidempää kotiin viemisiksi.

Aineistojen seulonta ja sähköpostiarkistot puhuttivat myös paneelissa, johon oli koottu avauspäivän puhujat. Yhdessä sekunnissa lähetetään Internet Live Statsin mukaan 2,5 miljoonaa sähköpostia, mutta vain 7200 twiittiä! Sosiaalinen media on monella tapaa tärkeä tietoympäristö, mutta sen olemassaolo ei poista tarvetta ottaa haltuun myös perinteisemmät viestinnän aineistot.

Haag paneeli

Paneelikeskustelussa Digitalian edustajana Anssi Jääskeläinen toinen vasemmalta. Kuva: Miia Kosonen

Toisena päivänä näkyvimmässä osassa oli E-ARK -projektin (European Archival Records and Knowledge Preservation) kakkosvaiheen tulosten läpikäyminen, esimerkkinä Knowledge Center.

Ehdotonta plussaa DLM-Forumissa oli ajantasaisen sisällön ohella riittävän väljä ohjelma, jolla estettiin informaatioähkyjen muodostumista. Koska virallinen ohjelma päättyi klo 16 iltapäivällä, osallistujilla oli mahdollisuus myös tutustua kaupunkiin näinkin lyhyessä ajassa. Ja nähtäväähän Haagissa riittää: kuvassa yksi maamerkeistä, Mauritshuis ja ministeriö vieretysten Hofvijverin toiselta puolelta nähtynä.

Haag maisema

Iltapäiväkävely Hofvijverin ympäri. Kuva: Miia Kosonen

DLM-Forumin esitykset löytyvät myös verkosta. Seuraava tapaaminen on Oslossa marraskuun puolivälissä.

Teksti: Miia Kosonen, tutkimuskeskus Digitalia

Asiakaslähtöisyyttä vai keskusjohtoisuutta? Valtio Expo 2016

Valtio Expo 2016 -tapahtuma kokosi 17.5. arviolta viitisen sataa valtionhallinnon päättäjää ja asiantuntijaa Marina Congress Centeriin Katajanokalle. Tutkimuskeskus Digitalia oli läsnä kahden edustajan voimin.

Puheenvuoroissa käsiteltiin työn tuottavuutta, yhteentoimivuutta ja digitalisaatiota. Lisäksi esille nousivat robotiikka, prosessien kehittäminen ja erilaisten palveluiden ideoiminen ja kehittäminen asiakaslähtöisesti.

Vaikuttaa vahvasti siltä, että valtiohallinnonkin tasolla on vihdoin oivallettu asiakaslähtöisyyden ja henkilöstötyytyväisyyden arvo. Esimerkiksi Valtorin yhteisten ICT-palveluiden kehittämiseen on otettu mukaan todellisia loppukäyttäjiä. Sari-Anne Hannula mm. totesi, että palvelun on oltava laadukas ja kustannustehokas, vaikkakin palvelun tuottajalla eli Valtorilla on on monopoliasema. Ajatusmalli, joka 20 vuotta sitten ei olisi tullut kuuloonkaan. Hienoa!

Monet nykyiset digitaaliset ratkaisut noudattavat vielä vanhoja käytäntöjä ja toimintatapoja. Tulevaisuudessa pitäisi löytää tapoja tehdä työ kokonaan eri tavalla. Esiin nostettiin “työ 2.0” konsepti, joka mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn. Tätä tukevat päätelaitepalvelu VALTTI, viestintäratkaisu VYVI sekä etäkäyttöpalvelu KAUKO. Oman työpisteen palvelut ovat siis käytössä täysin myös työskenneltäessä etäpisteessä.

Työskentelyä tuetaan myös mahdollistamalla BYOD (Bring Your Own Device) -malli siten, että laitteille on määritetty tietyt reunaehdot täytettäviksi. Maailmalla on monia firmoja, jotka maksavat työntekijöilleen tietyn summan vuodessa, jos he käyttävät omia laitteitaan työskentelyyn. Tällainen toimintakulttuuri olisi mielestämme hyvä ottaa harkintaan myös tulevassa Xamkissa.

Yrjö Benson VM:sta nosti esiin lait ja niiden ongelmat. Hän mainitsi monia tapauksia, joissa yhteentoimivuutta rajoittaa se, että laissa on erikseen kerrottu, mille tahoille tietoja voi luovuttaa. Jos tahoa ei ole mainittu, tietoa ei voi tulkinnan mukaan luovuttaa, vaikka kyseisellä taholla olisikin oikeus tietoon. Toinen mielenkiintoinen asia Bensonin puheenvuorossa oli kokonaisarkkitehtuuri. Bensonin mukaan tämä on vihattu sana ja mietinnässä onkin sen käytöstä luopuminen. Tämä koskettaisi laajasti myös Mamkin sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutusta, joka tällä hetkellä pohjautuu vahvasti kokonaisarkkitehtuurin takana olevaan malliin.

Lopuksi esille nostettakoon VM:n Jari Kallelan puheenvuoro yhteisestä sähköisestä arkistoinnista. Puheenvuoro perustui pitkälti Sapa-työryhmän lausuntopyyntöön ja sen tuloksiin. Kokoamme tähän puheenvuorossa esitettyjä havaintoja ottamatta niihin sen enempää kantaa – jokainen muodostakoon oman mielipiteensä.

  • Yksi iso arkisto on halvempi kuin monta pientä
  • Sapa-palvelu on maksullinen määräajan säilytettävälle aineistolle
  • Yksityisten arkistopalveluja tarjoavien yrityksen kykyyn hoitaa homma ei luoteta
  • Sapan aikataulu on osoittautunut jo nyt liian optimistiseksi.
  • Ei jakseta uskoa, että 10v vanhat tiedot olisivat tietoturvakriittisiä.

 

Loppukaneettina Digikiri -puheenvuorossa todettiin: “Digitalisaatio etenee – johdettuna tai ilman, ja se vaikuttaa kaikkeen hallitusohjelmasta, raporteista ja julkilausumista huolimatta.”

Teksti: Anssi Jääskeläinen ja Liisa Uosukainen, Digitalia

Darcmedia ja Digitalia esittäytyivät avointen ovien päivässä

Darcmedia ja Digitalia järjestivät 22.3.2016 yhteisen avointen ovien iltapäivän Mamk:n hanketoimijoille.

Iltapäivän aikana TKI-väellä oli mahdollisuus tutustua niin mediatuotannon ja arkistoinnin palveluihin kuin kesällä 2015 perustettuun Digitaliaan. Kierrokselle ehti mukaan parikymmentä osallistujaa.

Tutustumiskierros alkoi neuvotteluhuoneesta MB124, jossa tutkimusjohtaja Noora Talsi toivotti osallistujat tervetulleeksi ja Digitalian IT-asiantuntija Liisa Uosukainen esitteli arkistoratkaisun toimintaa. Kimmo Parkkinen tutustutti vieraat digitointipalveluihin ja naapurihuoneessa demottiin Yksa-arkistopalvelua. Studiossa osallistujat pääsivät kuvauttamaan itsensä pääsiäisteeman hengessä Manu Eloahon osaavalla opastuksella.

Osallistujien mukaan kierros “avasi silmät uudelle” ja esitteli vaikuttavaa osaamista. Mieleenpainuvinta olivat digitointitilat monine laitteineen, Darcmedian arkistopalvelut ja vanhat luettavaan muotoon saatetut dokumentit.

Digitaliassa puhutti kyberturvallisuus: ei pidä tuudittautua ajatukseen siitä, etteivät oman organisaation tiedot kiinnosta ketään. Tavallisten kansalaisten käyttöön suunniteltu Kansalaisarkisto herätti myös paljon kiinnostusta ja keskustelua. Kirsikkana pashan päällä pääsiäispupukuville kertyi runsaasti tykkäyksiä Facebookissa.

AOP3

Juveniasta lähdettiin avointen ovien päivään isommalla joukolla. Kuvanottohetkellä Heikki Kantonen (oik.) oli jo ehtinyt poimia matkaan pääsiäispupun lupaaman yllätyksen. Kuva: Miia Kosonen

Kuten väistämättä tapahtumissa, kaikki kiinnostuneet eivät muiden kiireiden tai pääsiäislomaviikon vuoksi ehtineet paikalle. Saimmekin useampia pyyntöjä järjestää vastaavanlainen tapahtuma uudelleen! Ja mukaan ovat tervetulleita myös yhteistyökumppanimme.

Teksti: Miia Kosonen

TKI-asiantuntija, tutkimuskeskus Digitalia

Ihana karmea sähköposti

Tutkimuskeskus Digitalian tavoitteena on parantaa sähköpostiarkistojen käytettävyyttä ja hallintaa.

Jos käytämme ilmaisua email archiving – joka muuten tuottaa Google-haussa 5,5 miljoonaa hakutulosta – tavallinen kansalainen saattaa ajatella, ettei asia koske häntä. Jos taas kysymme ihmisiltä “Oletko ajatellut, mitä kaikkea sähköposteistasi löytyy ja mitä kyseisille tiedoille tulevaisuudessa tapahtuu?“, harvassa ovat ne, joita vastaus ei lainkaan kiinnostaisi.

Työpaikoilla ja sosiaalisessa mediassa ei voi välttyä tulikivenkatkuisilta puheenvuoroilta, joissa sähköpostin koko olemassaolo manataan alimpaan kadotukseen. Esimerkiksi johtajien työuralla kuluu 2-3 vuotta pelkästään sähköpostien käsittelyyn.

On kuitenkin hyvä muistaa, ettei väline ole pääsyyllinen, vaan tapamme käyttää sitä. Alkuperäisenä tavoitteena oli jakaa helposti informaatiota suurelle joukolle vastaanottajia, mutta jokin meni vikaan. Sähköpostista tuli muun muassa yhteistyön ja dokumentoinnin väline – ja kumpaankaan näistä tarkoituksista se ei sovi. Tiettyyn sovellukseen lukkiutuneen käyttäjämassan ohjaaminen järkevämpiin palveluihin on hartiavoimin tehtävää muutostyötä.

Vahinko on siis jo päässyt tapahtumaan. Ja tästä pääsemmekin sähköpostin ihanuuteen: tutkijoille ja organisaatioiden kehittäjille se voi olla korvaamaton aarreaitta. Mikäpä havainnollistaisi organisaation todellisia vuorovaikutus- ja valtasuhteita paremmin kuin sähköpostikeskusteluista laadittu verkostoanalyysi?

hand-1030571_640

Viestejä voidaan analysoida toisaalta historiallisesta perspektiivistä (esimerkiksi tunnettujen poliitikkojen ja vaikuttajien sähköpostiarkistot) ja toisaalta tulevaisuutta luotaavasta johtamisen perspektiivistä (esimerkiksi sävyanalyysi sähköpostikeskustelujen sisällöstä yrityksen muutostilanteessa). Molempiin on saatavilla omanlaisiaan työkaluja, jotka luonnollisesti sisältyvät niihin Googlen 5,5 miljoonaan hakutulokseen. Helppo valinta…

Itse työkalut ja niiden tarjoama automatiikka ovat kuitenkin vasta jäävuoren huippu. Sähköpostiaineistojen käsittely ja parempi hallinta edellyttää kokonaisvaltaista kehittämistyötä, jossa ovat mukana niin arkistoijat, lainsäädännöllisten kysymysten tuntijat, IT-osaajat, tiedonhallinnan etiikkaan perehtyneet ammattilaiset kuin loppukäyttäjät tutkijoista tavallisiin kansalaisiin.

Ja kuinka näitä yhteyksiä pidetään yllä? Tietenkin sähköpostilla.

 

Teksti: Miia Kosonen

TKI-asiantuntija, tutkimuskeskus Digitalia