Tietojohtaminen – tilannetajua ja taitavaa päätöksentekoa

Tutkimuskeskus Digitalia ja Sähköinen asiointi ja arkistointi – strategisen kehittämisen hanke järjestivät yhdessä Datasta arvoa tietojohtamisellaseminaarin Mikpolissa 30.11. Data on kaikkialla, mutta kuinka siitä saa otteen? Vastaus: kehittymällä siinä, kuinka johdamme aineetonta.

Tilaisuus olisi epäilemättä ollut iso pettymys sellaiselle, joka odotti yhtä ja kaikille sopivaa patenttiratkaisua oman organisaation datakaaoksen haltuunottamiseen. Onneksi olemme niin valistuneita, että tiesimme etukäteen sellaisen mahdottomaksi, eikö vain? Nyt ei eletä totuudenjälkeistä aikaa, vaan ihmiskunnan koko historiaan suhteutettuna suorastaan tiedon kultakautta – kuten Varustelekan Valtteri Lindholm seminaarissa muistutti.

Digitalia tosin lisäisi tähän, että kultakaudesta saattaa tulla Rooman kaltainen romahdus, ellemme keskity myös ottamaan digitaalista dataa luotettavasti ja käytettävässä muodossa haltuun tulevaisuutta varten. Pelkkä nykyhetken tieto ei riitä.

Koska tietojohtamiseen liittyy aina sekä sosiaalinen ympäristö, teknologia ja järjestelmät että yritysten tapauksessa bisnes, tärkein tietojohtamisen työväline on tilannetaju. Näin oivallisesti kiteytti Aalto-yliopiston professori Pirjo Ståhle esityksessään. Jos aistimme, millainen on paikkamme kokonaisuudessa ja mitä ympärillämme on, kykenemme itseohjautuvuuteen samalla tavoin kuin nämä linnut. Ne eivät tarvitse hierarkista organisaatiota tai käskyjä johtajalta tietääkseen, mitä tehdä.

Susanna Tirkkonen M-Brain Oy:sta alusti Twitterin mielipidevaikuttajista ja sosiaalisen median kuuntelusta strategisella tasolla. Valtteri Lindholm esitteli verkkokaupan vaikuttavaa Facebook-analytiikkaa. Digimainontaan on karkeasti ottaen tarjolla pari hyvin erilaista vaihtoehtoa: Sanoman 1800-luvun malli, tai sitten se toimiva malli, jossa 12 000 eurolla saa 232 000 euron liikevaihdon ja reaaliaikaisen seurannan.

Pienikin yritys hyötyisi suuresti datan analysoinnista. Lindholm kysyikin, miksi meidän pitää erikseen maksaa siitä. Olisiko tietoystävällisin valtio se, joka ensimmäisenä tarjoaa nämä välineet kansalaisilleen ja yrityksilleen ilmaiseksi?

dataseminaari

Panelistit ja keskustelun vetäjä, tutkimusjohtaja Noora Talsi. Kuva: Suvi Sikstus

Paneelikeskustelussa nostin tilannetajun rinnalle kaksi tietoystävällisen organisaation ominaisuutta ylitse muiden, avoimuuteen rohkaisevan kulttuurin ja merkityksellisen tekemisen. Pelkät tavoitteet eivät riitä, tarvitaan myös merkityksiä. Tietty tavoite ei kerro vielä mitään siitä, onko tekemisessä yleisemmällä tasolla järjen hiventäkään. (Voit testata tätä selvittämällä, pystytkö iltapäivän aikana siirtämään 2000 nuppineulaa laatikosta toiseen laatikkoon.)

Tuotammeko tietoa ja palveluja asiakkaan ehdoilla vai itsemme ehdoilla? Datan jalostaminen, analyysien tuottaminen ja asiakirjojen arkistoiminen eivät ole itsetarkoitus. Sitä ei ole edes tieteellinen tutkimus. Tieteen perustehtävä on tuottaa uutta tietoa, ei pyörittää dataa, “koska se nyt vain sattui olemaan siinä”. Tietojohtamisen tilannetaju kiteytyykin arjessa inhimilliseen taitoon muodostaa oikeat, riittävän selkeät kysymykset, joihin etsiä vastauksia datan avulla. Samalla on muistettava, ettei tekoälykään voi vastata kaikkiin kysymyksiin.

Puheenvuorossani kiinnitin huomiota Pirjo Ståhlenkin mainitsemiin avoimiin tietoympäristöihin. Niissä tehdään yhteistyötä, luodaan, käsitellään, jaetaan, analysoidaan ja yhdistellään tietoa. Ne ovat alustatalouden (platform economy) ja jakamistalouden (sharing economy) ydintä. Ja mikä tärkeintä, niissä voi kuka tahansa olla mukana, toisin kuin perinteisissä tietoympäristöissä – esimerkiksi oppilaitoksissa ja organisaatioissa, jotka valikoivat jäsenensä.

Juuri tätä on tietojohtaminen 4.0. Se ei ole kiinnostunut pelkästään organisaatioiden omasta tietämyksestä, kilpailuedusta ja kyvystä uudistua, vaan nostaa keskiöön digitaalisten teknologioiden ja some-aikakauden mahdollistamat yhteydet ja vuorovaikutuksen.

Viiden vuoden päästä emme puhu enää erikseen tietojohtamisesta. Jäljelle jää vain johtaminen. Toivottavasti olemme siihen mennessä edenneet hevos- ja teollisajan toimintatavoista kykyyn johtaa aineetonta. Edistämme tiedon avoimuutta, ihmisten osallisuutta ja merkityksellistä yhdessä tekemistä ilman siilojen tuomaa painolastia. Utopiaako?

Jos linnut ovat pystyneet siihen aina, uskonpa, että ihmisetkin vielä oppivat.

Teksti: Miia Kosonen, TKI-asiantuntija, Digitalia

P.S. Tämä on samalla Digitalian viimeinen bloggaus tällä alustalla. Tammikuussa tavataan Xamkin sivuilla! 🙂

Advertisements

Kuolema saa odottaa? Kansalainen ja digitaalinen jäämistö

Näin marraskuun alun ja pyhäinpäivän lähestyessä – ja mielellään myös muulloin – on hyvä omistaa muutama ajatus kuolemalle. Ilman sitä elämä ei tuntuisi yhtä arvokkaalta kuin se nyt on. Kuolema yhdistää ihmisiä taustoista, kokemuksista ja kulttuurista riippumatta. Sen edessä olemme kaikki samanarvoisia, eikä sitä tarvitse pelätä.

Teknologia vaikuttaa tapoihimme käsitellä menetystä ja ikävää. The Vergen taannoinen artikkeli avasi huimaavalla tavalla sitä, miten tekoälyn avulla palautettiin kuollut ystävä Roman Mazurenko ”henkiin” bottina. Mitä pidemmälle tekoäly kehittyy, sitä paremmin se oppii jäljittelemään tapaa, jolla edesmennyt ystävä on asioihin reagoinut. Tällainen viestintä ei tietenkään korvaa menetettyä ihmistä, mutta se voi helpottaa jäljelle jääneiden surua.

mortality-401222_640

Kuoleman ja digitaalisen maailman kohtaaminen kiinnostaa myös suomalaisia tutkijoita. Esimerkiksi Anna Haverinen väitteli 2014 Turun yliopistossa siitä, millaisia ovat verkon kuolema- ja sururituaalit.

Digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalian näkökulma kuolemaan on hieman toisenlainen. Haluamme olla luomassa henkilökohtaisten elämäntarinoiden aarreaittaa, luotettavaa avoimen lähdekoodin säilytyspalvelua, joka nyt kehittämisvaiheessa tunnetaan nimellä Kansalaisarkisto. Se antaa tavallisille ihmisille oikeuden koota ja hallita omia tietojaan vailla pelkoa siitä, että ylläpitäjäfirma lakkaa seuraavalla viikolla olemasta tai tiedot on jo myyty eteenpäin.

Toivomme Kansalaisarkiston ympärille rakentuvat laajemman avoimen yhteisön ja kansalaisliikkeen, jossa henkilökohtaisten aineistojen säilyttämisestä kiinnostuneet sukututkijat, akateemiset tutkijat, sovellusten kehittäjät, järjestöt ja niiden vaikuttajat kohtaavat.

Kehitystyön aluksi tilasimme Itä-Suomen yliopiston informaatio-oikeuden asiantuntijoilta selvityksen, joka avaa kattavasti henkilökohtaisiin arkistoihin liittyviä juridisia oikeuksia ja velvollisuuksia. Selvitys julkaistaan loppusyksyllä Mamk:n julkaisusarjassa sähköisessä muodossa.

Oman digitaalisen elämäntarinan kannalta kuolemaan liittyy kaksi merkittävää ongelmaa.

”Verkkopalveluissa olevan tiedon ja sähköpostipalveluissa olevien viestien periminen ei ole yksiselitteistä. Sähköisen aineiston perimisestä ei laissa ole lainkaan säännöksiä. Vakiintuneen käytännön mukaan sähköinen aineisto siirtyy vainajan perillisille yleisseuraannon nojalla. Tämä tarkoittaa sitä, että sähköistä aineistoa käsitellään perinnönjaossa samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta aineistoa kuten kirjeitä, muistikirjoja, valokuvia ja videotallenteita.” (Voutilainen – Galkin, 2016)

Vanhentuneen perintökaaren mukainen laki ei siis tässä suhteessa tunne käsitettä ”digitaalinen jäämistö”. Puhumme kyllä aineettomasta pääomasta ja sen tärkeydestä, mutta kuoleman hetkellä henkilökohtainen aineeton varallisuutemme typistyy kömpelösti nipuksi materiaa, jota se ei edes ole.

Toinen haaste liittyykin testamenttiin. Sellainen on aina tehtävä kuoleman varalta. Kahdenvälinen sopimus säilytyspalvelun tarjoajan ja käyttäjän välillä ei riitä.

Perikunta voi halutessaan noudattaa edesmenneen toiveita tietojen siirrosta ja käytöstä, mutta se ei sitoudu mihinkään. Testamentti taas on tiukasti määrämuotoinen ja laadittava kahden todistajan läsnäollessa. Tämän vuoksi testamenttia ei ole vielä nykypäivänä mahdollista tehdä sähköisesti siten, että sitä ei voitaisi kiistää.

Em. ongelmista johtuen on vaikeaa turvata digitaalisten elämäntarinoiden säilyminen sukupolvelta toiselle. Innokkaimmilta snappi- ja pilvifaneilta tuntuu unohtuvan se, ettemme elä pelkästään kertakäyttöinformaatiosta. Tarvitaan myös jälkiä, joiden perusteella voimme rakentaa omaa ja yhteisömme identiteettiä, ymmärtää, keitä olemme ja mistä olemme tulleet. Jos oma kiinnostuksesi suvun historiaan ei ole vielä herännyt, ei hätää: tilanne muuttuu viimeistään keski-iässä.

Vähintä mitä jokainen netinkäyttäjä voi tässä ja nyt tehdä, on ohjeistaa läheiset kirjallisesti siitä, mitä haluaa omille digitaalisille materiaaleilleen tapahtuvan.

Itse hyperaktiivina somettajana rikon kaikkia tietoturvaohjeistuksia säilyttämällä paperilla listaa salasanoista, joilla pääsee verkkopalvelutileilleni. Salasanojen rinnalla on säilytä-poista –merkinnät. Olen ajatellut liittää mukaan myös ”kaiken varalta” –muistokirjoituksen, joka on mahdollista julkaista henkilökohtaisessa blogissani siinä vaiheessa, kun en enää itse ole tiliä päivittämässä. Se päättyisi tietenkin sanoihin ”That’s all, folks!

Toinen hyvä nyrkkisääntö on välttää kuolemista niin kauan, kuin lainsäädäntömme ei pysy mukana digikehityksessä.

Teksti: Miia Kosonen, TKI-asiantuntija, Digitalia

P.S.: Olethan jo tietoinen siitä, että voit nimetä Facebook-tilillesi perintöyhdyshenkilön, eli testamentata tilisi?

Arkistoalan ongelmia ja ratkaisuja DLM-Forumissa

Lähes 70 eurooppalaista arkistoalan ammattilaista kokoontui kaksi kertaa vuodessa järjestettävään kaksipäiväiseen DLM-Forumiin Haagiin 8.-9.6.2016. Tapahtumapaikkana oli Hollannin Kansallisarkisto, Nationaal Archief, erinomaisten kulkuyhteyksien varrella Haagin keskusaseman vieressä.

Haag NA

Nationaal Archief, Haag. Kuva: Miia Kosonen

Hollannin Kansallisarkiston johtaja Marens Engelhard muistutti, että arkistoalan ammattikunnan tulee muuttua ihmisten odotusten ja käyttäytymisen mukana. Informaatio on demokratian valuuttaa (Thomas Jefferson) – sen hallinnasta on vain tullut aiempaa monimutkaisempaa. Ehkäpä yksi ratkaisu olisikin luopua informaation lähes pakonomaisesta hallinnasta pelkän hallinnan vuoksi, ja tunnistaa sen sijaan ne tilanteet ja tarpeet, joissa tiedonhallinta on ehdottoman välttämätöntä? Mutta siviilirohkeutta se vaatii, ja usein jopa säädösten tulkinnan venyttämistä.

Kiinnostavaa uutta tietoa toi tullessaan Open Preservation Foundationin Joachim Jung. OPF on kansainvälinen ja voittoa tuottamaton organisaatio, jolla on 3 työntekijää ja 23 jäsentä. Kumppanuus säätiön kanssa tarjoaa tuotekehitysprojekteille open source –pohjaisen digitaalisen säilytysratkaisun, jolla estetään tietojen katoaminen projektin jälkeen. Jungin esityksen otsikko olikin kuvaavasti 404 – not found. Tuttua, eikö!

Koko DLM-Forumin käytännönläheisin esitys kuultiin tutkimuskeskus Digitalialta, jossa lyhyen yleisesittelyn jälkeen TKI-asiantuntija Anssi Jääskeläinen käänsi osallistujien huomion sähköpostien arkistoinnin problematiikkaan erityisesti tavallisen kansalaisen näkökulmasta. Arkistolaitoksilla on eri maissa suosituksia säilytettäviksi sähköpostiformaateiksi, joihin liittyvät OAIS-mallin mukaiset SIP-, AIP- ja DIP-paketit. Tavallinen kadunkulkija ei välitä standardien mukaisista säilytyspaketeista, vaan häntä kiinnostaa sähköpostiensa helppo luettavuus ja siirrettävyys eri laitteiden ja käyttöjärjestelmien välillä. Esityksessä nähtiinkin lähes toimintavalmis ratkaisu, jolla noin 10 000 sähköpostia sisältävä 1 Gt:n kokoinen Outlookin .pst tiedosto saadaan nopeasti muutettua PDF/A-2b tiedostoiksi säilyttäen alkuperäisten sähköpostien olemuksen ja metatiedot.

Puheenvuoro herätti runsaasti keskustelua ja myönteisiä kommentteja: esimerkiksi meteorologisen instituutin edustaja Susana Rodriguez totesi kyseessä olleen “vihdoinkin käytännöllinen ratkaisu todelliseen ongelmaan.” Käsitteellisiä pähkäilyjä jokainen voi harrastaa tahollaan vaikka mökkilaiturin nokassa, joka onkin niille hedelmällinen ympäristö, mutta erilaisissa seminaareissa tulee kunnioittaa osallistujien aikaa ja vaivannäköä tarjoamalla heille jotain kättä pidempää kotiin viemisiksi.

Aineistojen seulonta ja sähköpostiarkistot puhuttivat myös paneelissa, johon oli koottu avauspäivän puhujat. Yhdessä sekunnissa lähetetään Internet Live Statsin mukaan 2,5 miljoonaa sähköpostia, mutta vain 7200 twiittiä! Sosiaalinen media on monella tapaa tärkeä tietoympäristö, mutta sen olemassaolo ei poista tarvetta ottaa haltuun myös perinteisemmät viestinnän aineistot.

Haag paneeli

Paneelikeskustelussa Digitalian edustajana Anssi Jääskeläinen toinen vasemmalta. Kuva: Miia Kosonen

Toisena päivänä näkyvimmässä osassa oli E-ARK -projektin (European Archival Records and Knowledge Preservation) kakkosvaiheen tulosten läpikäyminen, esimerkkinä Knowledge Center.

Ehdotonta plussaa DLM-Forumissa oli ajantasaisen sisällön ohella riittävän väljä ohjelma, jolla estettiin informaatioähkyjen muodostumista. Koska virallinen ohjelma päättyi klo 16 iltapäivällä, osallistujilla oli mahdollisuus myös tutustua kaupunkiin näinkin lyhyessä ajassa. Ja nähtäväähän Haagissa riittää: kuvassa yksi maamerkeistä, Mauritshuis ja ministeriö vieretysten Hofvijverin toiselta puolelta nähtynä.

Haag maisema

Iltapäiväkävely Hofvijverin ympäri. Kuva: Miia Kosonen

DLM-Forumin esitykset löytyvät myös verkosta. Seuraava tapaaminen on Oslossa marraskuun puolivälissä.

Teksti: Miia Kosonen, tutkimuskeskus Digitalia